Datenschutzhinweise

A) Allgemeine Informationen

Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen

Otto-von-Taube-Gymnasium Gauting
Germeringer Straße 41
82131 Gauting

Telefon: +49 89/89 32 61-0
Telefax: +49 89/89 32 61-9
E-Mail: sekretariat@ovtg.gauting.de

 

Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Behördliche Datenschutzbeauftragte des Otto-von-Taube-Gymnasiums Gauting

StRin Linda Heimsoeth

Anschrift siehe oben.

E-Mail: datenschutz@ovtg.de

 

Zwecke und Rechtsgrundlagen fĂŒr die Verarbeitung Ihrer Daten

Wir verarbeiten personenbezogene Daten zur ErfĂŒllung des Bildungs- und Erziehungsauftrags, den das Bayerische Gesetz ĂŒber das Erziehungs- und Unterrichtswesen (BayEUG) den Schulen zuweist.

Die Rechtsgrundlage fĂŒr die Verarbeitung Ihrer Daten ergibt sich, soweit im Folgenden nichts anderes angegeben ist, aus Art. 85 des Bayerischen Erziehungs- und Unterrichtsgesetztes (BayEUG) in Ver-bindung mit Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 Buchstabe e der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).

Demnach ist es uns erlaubt, die zur ErfĂŒllung der schulischen Aufgaben erforderlichen Daten zu verarbeiten.

 

EmpfÀnger von personenbezogenen Daten

Der technische Betrieb unserer Datenverarbeitungssysteme erfolgt grundsĂ€tzlich durch Host Europe GmbH in unserem Auftrag. 

FĂŒr einzelne Verfahren setzen wir weitere Auftragsverarbeiter ein. 

Auf Anforderung werden Ihre Daten an die zustĂ€ndigen Aufsichts- und RechnungsprĂŒfungsbehörden zur Wahrnehmung der jeweiligen Kontrollrechte ĂŒbermittelt. 

 

Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten

Ihre Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies unter Beachtung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen zur AufgabenerfĂŒllung erforderlich ist.

 

Ihre Rechte

Als Betroffener einer Datenverarbeitung haben Sie die folgenden Rechte:

  • Sie haben das Recht auf Auskunft ĂŒber die zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO).
  • Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung zu (Art. 16 DSGVO).
  • Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder EinschrĂ€n-kung der Verarbeitung verlangen (Art. 17 und 18 DSGVO).
  • Wenn Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben oder ein Vertrag zur Datenverarbeitung besteht und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgefĂŒhrt wird, steht Ihnen gegebenenfalls ein Recht auf DatenĂŒbertragbarkeit zu (Art. 20 DSGVO).
  • Falls Sie in die Verarbeitung eingewilligt haben und die Verarbeitung auf dieser Einwilligung beruht, können Sie die Einwilligung jederzeit fĂŒr die Zukunft widerrufen. Die RechtmĂ€ĂŸigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung wird durch diesen nicht berĂŒhrt.

Sie haben das Recht, aus GrĂŒnden, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer Daten Widerspruch einzulegen, wenn die Verarbeitung auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 Buchst. e DSGVO erfolgt (Art. 21 Abs. 1 Satz 1 DSGVO).

Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

UnabhĂ€ngig davon besteht ein Beschwerderecht beim Bayerischen Landesbeauftragten fĂŒr den Datenschutz, den Sie unter folgenden Kontaktdaten erreichen: 

Postanschrift: Postfach 22 12 19, 80502 MĂŒnchen 

Adresse: WagmĂŒllerstraße 18, 80538 MĂŒnchen 

Telefon: 089 212672-0 

Telefax: 089 212672-50

E-Mail: poststelle@datenschutz-bayern.de

Internet: https://www.datenschutz-bayern.de/

 

Weitere Informationen

FĂŒr nĂ€here Informationen zur Verarbeitung Ihrer Daten und zu Ihren Rechten können Sie uns unter den oben (zu Beginn von A) genannten Kontaktdaten erreichen.

 

B) Informationen zum Internetauftritt

Technische Umsetzung

Unser Webserver wird durch Host Europe GmbH betrieben.


Anschrift:

Host Europe GmbH
Welserstraße 14
51149 Köln

info@hosteurope.de

Die von Ihnen im Rahmen des Besuchs unseres Webauftritts ĂŒbermittelten personenbezogenen Daten werden daher durch diesen Auftragsverarbeiter in unserem Auftrag verarbeitet.

 

Protokollierung

Wenn Sie diese oder andere Internetseiten aufrufen, ĂŒbermitteln Sie ĂŒber Ihren Internetbrowser Daten an unseren Webserver. Die folgenden Daten werden wĂ€hrend einer laufenden Verbindung zur Kommunikation zwischen Ihrem Internetbrowser und unserem Webserver aufgezeichnet:

  • Datum und Uhrzeit der Anforderung
  • Name der angeforderten Datei
  • Seite, von der aus die Datei angefordert wurde
  • Zugriffsstatus (Datei ĂŒbertragen, Datei nicht gefunden, etc.)
  • verwendete Internetbrowser und verwendetes Betriebssystem
  • vollstĂ€ndige IP-Adresse des anfordernden Rechners
  • ĂŒbertragene Datenmenge.

Aus GrĂŒnden der technischen Sicherheit, insbesondere zur Abwehr von Angriffsversuchen auf unseren Webserver, werden diese Daten von uns gespeichert. Nach spĂ€testens sieben Tagen werden die Daten durch VerkĂŒrzung der IP-Adresse auf Domain-Ebene anonymisiert, so dass es nicht mehr möglich ist, einen Bezug auf einzelne Nutzer herzustellen.

 

Aktive Komponenten

Wir verwenden aktive Komponenten wie Javascript, Java-Applets oder Active-X-Controls. Diese Funk-tion kann durch die Einstellung Ihres Internetbrowsers von Ihnen abgeschaltet werden.

 

Cookies

Beim Zugriff auf dieses Internetangebot werden von uns Cookies (kleine Dateien) auf Ihrem GerĂ€t gespeichert, die fĂŒr die Dauer Ihres Besuches auf der Internetseite gĂŒltig sind („session-cookies“). Wir verwenden diese ausschließlich wĂ€hrend Ihres Besuchs unserer Internetseite. Die meisten Browser sind so eingestellt, dass sie die Verwendung von Cookies akzeptieren, diese Funktion kann aber durch die Einstellung des Internetbrowsers von Ihnen fĂŒr die laufende Sitzung oder dauerhaft abge-schaltet werden. Nach Ende Ihres Besuches wird Ihr Browser diese Cookies automatisch löschen.

 

Auswertung des Nutzerverhaltens (Webtracking-Systeme; Reichweitenmessung)

Wir fĂŒhren eine Reichweitenmessung nur anhand statistischer Daten (also ohne Nutzung personenbezogener Daten) durch.

 

 

C) Videokonferenzwerkzeug Visavid („Visavid“)


Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Rahmen der Bereitstellung des Videokonferenzwerkzeugs Visavid zur datenschutzkonformen DurchfĂŒhrung von Videokonferenzen an bayerischen Schulen zur DurchfĂŒhrung des Distanzunterrichts, sowie fĂŒr Lehrer- und Klassenkonferenzen und zur Kommunikation mit externen schulischen Partnern, z.B. anderen Behörden, Vereinen, Einrichtungen, Unternehmen Anbietern von Fortbildungsveranstaltungen, Dienstleister der Schulen und anderen Schulen und öffentlichen Stellen zur dienstlichen AufgabenerfĂŒllung.
Damit dient die Datenverarbeitung soweit die Videokonferenz im Rahmen des Distanzunterrichts oder fĂŒr andere unterrichtliche Zwecke erfolgt, der ErfĂŒllung des Bildungs- und Erziehungsauftrags, den das BayEUG den Schulen zuweist.

a) Daten von Nutzerinnen und Nutzern von Videokonferenzen ohne eigenes Visavid-Nutzerkonto (z.B. Gastnutzer wie Erziehungsberechtigte; SchĂŒlerinnen und SchĂŒler)

Bei den Daten von Videokonferenzteilnehmerinnen und -teilnehmern ohne eigenes Visavid-Nutzerkonto (z.B. Gastnutzer wie Erziehungsberechtigte, SchĂŒlerinnen und SchĂŒler) handelt es sich um diejenigen Daten, die im Rahmen der DurchfĂŒhrung einer Videokonferenz bekannt werden. Das sind beispielsweise Name, IP-Adresse, Inhaltsdaten der Videokonferenz und des Chats, gegebenfalls. inklusive Bild und Ton (vgl. Nr. 3.1.2, 3.1.5, 3.2 und 3.3 Abschnitt 7 Anlage 2 zu § 46 BaySchO).

Aus GrĂŒnden der technischen Sicherheit, insbesondere zur Abwehr von Angriffsversuchen auf unseren Webserver, werden Protokolldaten von uns gespeichert.
Im Rahmen der Anwendung Visavid verwenden wir Javascript. Diese Funktion kann im Internetbrowser deaktiviert werden. Die Funktion ist jedoch notwendig, damit Visavid genutzt werden kann. Java-Applets oder Active-X-Controls werden nicht verwendet.
Wir setzen und verwenden dabei keine Cookies.
Wir verwenden „Local Storage“. Der Local Storage bietet Applikationen, die im Browser laufen, die Möglichkeit, Daten dort abzulegen. Anders als ein Cookie wird der Local Storage nicht automatisch an einen Server ĂŒbertragen. Vielmehr organisiert die Applikation erst bei der Nutzung von Visavid entsprechend der Konfiguration, ob und welche Daten verarbeitet werden.
So hat die Nutzerin oder der Nutzer auch ohne Login z.B. die Möglichkeit ihren oder seinen Namen fĂŒr weitere Sitzungen zu speichern. Das wird ausschließlich ĂŒber den Local Storage, der sich auf dem Computer befindet, gelöst. Dort wird der Name abgelegt und beim erneuten Aufrufen ausgelesen. Der Nutzerin oder dem Nutzer wird lediglich das Feld fĂŒr den Teilnehmernamen vorausgefĂŒllt und erst durch das Klicken auf „Betreten“ der Videokonferenz werden die Daten tatsĂ€chlich ĂŒbermittelt.  
Programme zur Auswertung des Nutzerverhaltens werden von uns nicht eingesetzt.

Rechtsgrundlage
Soweit eine Datenverarbeitung auf freiwilliger Basis erfolgt, ist Rechtsgrundlage eine Einwilligung der betroffenen Personen.
Im Übrigen ist Rechtsgrundlage Art. 85 Abs. 1 BayEUG, § 46 Abs. 1 Satz 1 BayEUG i.V.m. § 19 Abs. 4 BaySchO i.V.m. Abschnitt 7 Anlage 2 zu § 46 BaySchO.

Zwecke
Die Datenverarbeitung im Rahmen der Verwendung von Visavid erfolgt zur Bereitstellung von VideokonferenzrĂ€umen mit integrierter Chat-Funktion fĂŒr Schulen zu den in Nr. 1 Abschnitt 7 Anlage 2 zu § 46 BaySchO genannten Zwecken, insbesondere
‱    zum Zwecke der DurchfĂŒhrung von Distanzunterricht,
‱    der DurchfĂŒhrung von Kommunikation mit Erziehungsberechtigten.

EmpfÀnger
Schulinterne EmpfÀnger

EmpfĂ€nger sind die Teilnehmerinnen und Teilnehmer der jeweiligen Videokonferenz (beispielsweise pĂ€dagogisches Personal, SchĂŒlerinnen und SchĂŒler, Praktikantinnen und Praktikanten, Referendarinnen und Referendare, SeminarlehrkrĂ€fte und Seminarteilnehmerinnen und Seminarteilnehmer). Diese sind EmpfĂ€nger hinsichtlich der in der Videokonferenz jeweils sichtbaren oder hörbaren Daten (konkret:  sichtbare Profilinformationen, Videobild und Ton im Rahmen von Videokonferenzen und der gruppenbezogenen Nutzungsdaten, hierzu Nr. 4.3 Abschnitt 7 Anlage 2 zu § 46 BaySchO).

Externe EmpfÀnger
Externe EmpfÀnger können schul-externe Teilnehmer und Teilnehmerinnen von Videokonferenzen sein (beispielsweise von anderen Behörden, Vereinen, Einrichtungen, Unternehmen). (Zu den jeweiligen Datenarten, die diese empfangen können, vgl. oben)
Zur Bereitstellung und Nutzung von Visavid ist die Übermittlung personenbezogener Daten an ausgewĂ€hlte Dienstleister notwendig. Mit diesen Dienstleistern hat die Schule eine Vereinbarung zur Datenverarbeitung im Auftrag der Schule geschlossen (sog. „Auftragsverarbeitung“ nach Art. 28 DSGVO).
Die Schule bedient sich zu Bereitstellung, Betrieb, Wartung und Support von Visavid folgender Auftragsverarbeiter:
Auctores GmbH
Amberger Straße 82
92318 Neumarkt
Die Auctores GmbH bedient sich beispielsweise zur Bereitstellung von Rechenzentrum-Services, einer Support-Hotline oder der Bereitstellung von VOIP-Interconnect fĂŒr die telefonische Einwahl „weiterer Auftragsverarbeiter“ im Sinne des Art. 28 DSGVO. Alle Auftragsverarbeiter haben ihren Sitz in einem Mitgliedstaat der EuropĂ€ischen Union oder einem anderen Vertragsstaat des Abkommens ĂŒber den EuropĂ€ischen Wirtschaftsraum; die Datenverarbeitung erfolgt ausschließlich in Mitgliedstaaten der EuropĂ€ischen Union bzw. Vertragsstaaten des Abkommens ĂŒber den EuropĂ€ischen Wirtschaftsraum.

Bei Vorliegen einer gesetzlichen Verpflichtung werden Ihre Daten an die zustĂ€ndigen Aufsichts- und RechnungsprĂŒfungsbehörden zur Wahrnehmung der jeweiligen Kontrollrechte ĂŒbermittelt.

Im Rahmen der ErfĂŒllung seiner gesetzlichen Aufgaben nach Art. 12 ff. BayEGovG ist das Landesamt fĂŒr Sicherheit in der Informationstechnik ÜbermittlungsempfĂ€nger.

Dauer der Speicherung
Ihre Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies unter Beachtung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen zur AufgabenerfĂŒllung erforderlich ist.
Die Vorgaben zur Speicherdauer sind grundsÀtzlich Ziffer 5 der Anlage 2 Abschnitt 7 der BaySchO zu entnehmen.
Davon abweichend gilt Folgendes:
Die Protokolldaten werden aus GrĂŒnden der technischen Sicherheit, insbesondere zur Abwehr von Angriffsversuchen auf unseren Webservern nach spĂ€testens sieben Tagen durch VerkĂŒrzung der IP-Adresse auf Domain-Ebene gelöscht, so dass es nicht mehr möglich ist, einen Bezug auf einzelne Nutzer herzustellen.
Technische Protokolldaten, die beim Betrieb des Dienstes anfallen, werden maximal 30 Tage aufbewahrt und danach automatisiert gelöscht.
SĂ€mtliche Daten, die innerhalb einer Videokonferenz anfallen – also nicht nur Videobild und Ton (s. Nr. 3.2 in Anlage 2 Abschnitt 7 BaySchO), sondern insbesondere auch Chatnachrichten (s. Nr. 3.3 in Anlage 2 Abschnitt 7 BaySchO) – werden nicht gespeichert, sondern mit Beendigung der Videokonferenz gelöscht.
 

b) Daten von Nutzerinnen und Nutzern eines Visavid-Nutzerkontos (z.B. Schulleitung, LehrkrÀfte)

ZusÀtzlich zu den unter a) genannten Datenarten werden von Nutzerinnen und Nutzern eines Visavid Nutzerkontos (z.B. Schulleitung, LehrkrÀfte) nach dem Login Stammdaten, Passwort und Inhaltsdaten im Sinne der Nr. 3.1.1, 3.1.2, 3.1.4 in Abschnitt 7 Anlage 2 zu § 46 BaySchO verarbeitet.
DarĂŒber hinaus wird im Nutzerkonto gespeichert, dass die Nutzerinnen und Nutzer den Nutzungsbedingungen zugestimmt haben und welche Berechtigungen sie im Rahmen der Nutzung der ByCS Angebote haben (z.B. mebis Lernplattform).
Im Rahmen des Login-Prozesses werden die personenbezogenen Daten von Nutzerinnen und Nutzern eines Visavid Nutzerkontos durch ein IdentitĂ€ts- und Zugriffsmanagementsystem bzw. Identity- und Accessmanagementsystem (im Folgenden: „IAM“) (im Folgenden: ByCS IAM) verarbeitet. Dies bedeutet, dass ein Login fĂŒr Visavid mit den ByCS-Nutzerdaten (Benutzername, Passwort) erfolgt und die PrĂŒfung der Zugangsberechtigung im Rahmen dieses ByCS IAM (ebenfalls in datenschutzrechtlicher Verantwortung der jeweiligen Schule) ablĂ€uft. Das ByCS IAM ĂŒbermittelt an Visavid nach erfolgreicher PrĂŒfung der Zugangsberechtigung die relevanten schulbezogenen und personenbezogenen Daten, um den Nutzerinnen und Nutzern den Zugang zu ihrem jeweiligen Nutzerkonto zu ermöglichen. Genaue Informationen zur Datenverarbeitung im Rahmen des ByCS IAM finden sie in der DatenschutzerklĂ€rung zum Webportaldashboard Ihrer jeweiligen Schule

Rechtsgrundlage
Die Rechtsgrundlage der Verarbeitung personenbezogener Daten ist bei freiwilliger Nutzung die Einwilligung der betroffenen Personen (Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 Buchst. a) DSGVO), im Übrigen bei Nutzung fĂŒr schulisch Zwecke in der Regel Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 Buchst. e) DSGVO in Verbindung mit Art. 85 Abs. 1 BayEUG,

Zwecke
Siehe oben unter a) Daten von Nutzerinnen und Nutzern von Videokonferenzen ohne eigenes Visavid-Nutzerkonto (z.B. Gastnutzer wie Erziehungsberechtigte, SchĂŒlerinnen und SchĂŒler) - Zwecke.
DarĂŒber hinaus wird Visavid zu Fortbildungszwecken genutzt.

EmpfÀnger
Schulinterne EmpfÀnger

Von der Schule beauftragter mebis-Koordinatorinnen und mebis-Koordinatoren hinsichtlich Stammdaten und Inhaltsdaten (Nr. 3.1.1, 3.1.3, 3.1.4 in Abschnitt 7 Anlage 2 zu § 46 BaySchO).
Im Übrigen siehe oben unter a) Daten von Nutzerinnen und Nutzern von Videokonferenzen ohne eigenes Visavid-Nutzerkonto (z.B. Gastnutzer wie Erziehungsberechtigte, SchĂŒlerinnen und SchĂŒler) – Schulinterne EmpfĂ€nger.

Externe EmpfÀnger
Siehe oben unter a) Daten von Nutzerinnen und Nutzern von Videokonferenzen ohne eigenes Visavid-Nutzerkonto (z.B. Gastnutzer wie Erziehungsberechtigte, SchĂŒlerinnen) - EmpfĂ€nger.

Dauer der Speicherung
Siehe oben unter a) Daten von Nutzerinnen und Nutzern von Videokonferenzen ohne eigenes Visavid-Nutzerkonto (z.B. Gastnutzer wie Erziehungsberechtigte, SchĂŒlerinnen und SchĂŒler) – Dauer der Speicherung.

D) Dashboard als Teil des Web-Portals der BayernCloud Schule („Dashboard“)


Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Rahmen der Bereitstellung des Dashboards als Teil des Web-Portals der BayernCloud Schule (ByCS). Das Dashboard ist die zentrale Web-OberflĂ€che der Schule und bietet ĂŒber Verlinkungen den kontextsensitiven direkten Zugriff auf die datenschutzkonformen Anwendungen der BayernCloud Schule (z.B. „Visavid“ siehe unter D)), soweit diese von uns genutzt werden. Zudem wird es durch das Dashboard ermöglicht, dass die Nutzenden (z.B. SchĂŒlerinnen und SchĂŒler oder Lehrerinnen und Lehrer) kontextsensitive Benachrichtigungen aus diesen Anwendungen oder schulspezifische Benachrichtigungen erhalten.
Damit dient die Datenverarbeitung soweit die Nutzung fĂŒr unterrichtliche Zwecke erfolgt, der ErfĂŒllung des Bildungs- und Erziehungsauftrags, den das BayEUG uns als Schule zuweist.

Daten von Nutzerinnen und Nutzern des Dashboards
Von Nutzerinnen und Nutzern des Dashboards werden folgenden Daten verarbeitet:
Stammdaten (Name(n), Vorname(n), Benutzername, Funktion, lokale User-ID, Amtsbezeichnung, dienstliche Telefonnummer, dienstliche E-Mail-Adresse) gem. Ziff. 3.1.1/3.2.1/3.3.1 in Abschnitt 5 Anlage 2 zu § 46 BaySchO
Angaben in schulinternen Informationsplattformen (klassen- oder schulbezogene Informationen) gem. Ziff. 3.1.3/3.2.2/3.3.2 in Abschnitt 5 Anlage 2 zu § 46 BaySchO
Weitere schulbezogene Daten z. B. Notifications innerhalb der Mitteilungszentrale nur nach Einwilligung gem. Ziff. 3.1.6/3.2.4/3.3.5 in Abschnitt 5 Anlage 2 zu § 46 BaySchO
Sonstige nutzungsbezogene Daten (individuelle Einstellungen und Konfigurationen, Protokolldaten, IP-Adresse, Inhaltspflege in einem Redaktionssystem) gem. Ziff. 3.1.7/3.2.5/3.3.6 in Abschnitt 5 Anlage 2 zu § 46 BaySchO
Zu Protokolldaten siehe auch unter „Protokollierung“.
Rechtsgrundlage
Soweit eine Datenverarbeitung auf freiwilliger Basis erfolgt, ist Rechtsgrundlage eine Einwilligung der betroffenen Personen.
Im Übrigen ist Rechtsgrundlage Art. 85 Abs. 1 BayEUG, § 46 Abs. 1 Satz 1 BayEUG i.V.m. Abschnitt 7 Anlage 2 zu § 46 BaySchO.

Zwecke
Die Datenverarbeitung im Rahmen der Verwendung des Dashboards fĂŒr Schulen erfolgt, um den Nutzern ĂŒber das Dashboard einen nutzerspezifischen Zugang zu den Anwendungen der BayernCloud Schule zu ermöglichen und hierzu Mitteilungen zu erhalten; fĂŒr Schulen erfolgt die Datenverarbeitung, zu den in Ziffer 1 Abschnitt 5 Anlage 2 zu § 46 BaySchO genannten Zwecken, insbesondere
Information der am Schulleben der jeweiligen Schule beteiligten Personen (Schulleitung, LehrkrĂ€fte, Verwaltungspersonal, Erziehungsberechtigte, SchĂŒlerinnen und SchĂŒler) ĂŒber Sachverhalte mit Schulbezug
Organisation des Schullebens.
EmpfÀnger
Schulinterne EmpfÀnger
EmpfÀnger ist die Administration der Schule.

Schulexterne EmpfÀnger
Externe EmpfĂ€nger sind Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Helpdesk als zentrale Fachadministration, welche durch das Institut fĂŒr SchulqualitĂ€t und Bildungsforschung (ISB), Schellingstraße 155, 80797 MĂŒnchen und der Akademie fĂŒr Lehrerfortbildung und PersonalfĂŒhrung Dillingen (ALP) , Kardinal-von-Waldenburg-Straße 6-7, 89407 Dillingen geleistet wird.

Die Schule bedient sich zu Bereitstellung, Betrieb, Wartung und Support des Dashboards folgender Auftragsverarbeiter:
Landesamt fĂŒr Digitalisierung, Breitband und Vermessung
IT-Dienstleistungszentrum des Freistaats Bayern (IT-DLZ)
St.-Martin-Straße 47,
81541 MĂŒnchen

Das IT-DLZ bedient sich beispielsweise zur Bereitstellung einer Support-Hotline „weiterer Auftragsverarbeiter“ im Sinne des Art. 28 DSGVO (z.B. ISB und ALP). Alle Auftragsverarbeiter haben ihren Sitz in einem Mitgliedstaat der EuropĂ€ischen Union oder einem anderen Vertragsstaat des Abkommens ĂŒber den EuropĂ€ischen Wirtschaftsraum; die Datenverarbeitung erfolgt ausschließlich in Mitgliedstaaten der EuropĂ€ischen Union bzw. Vertragsstaaten des Abkommens ĂŒber den EuropĂ€ischen Wirtschaftsraum.
Bei Vorliegen einer gesetzlichen Verpflichtung werden Ihre Daten an die zustĂ€ndigen Aufsichts- und RechnungsprĂŒfungsbehörden zur Wahrnehmung der jeweiligen Kontrollrechte ĂŒbermittelt.

Im Rahmen der ErfĂŒllung seiner gesetzlichen Aufgaben nach Art. 12 ff. BayEGovG ist das Landesamt fĂŒr Sicherheit in der Informationstechnik ÜbermittlungsempfĂ€nger.
Dauer der Speicherung
Ihre Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies unter Beachtung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen zur AufgabenerfĂŒllung erforderlich ist.
Die Vorgaben zur Speicherdauer sind grundsĂ€tzlich Nr. 5 der Anlage 2 Abschnitt 5 der BaySchO zu entnehmen. Demnach werden Daten gelöscht, deren Speicherung auf Grundlage einer Einwilligung erfolgt, wenn diese Einwilligung widerrufen wird. Alle ĂŒbrigen Daten werden spĂ€testens einen Monat nach Ablauf des jeweiligen Schuljahres gelöscht.
Davon abweichend gilt Folgendes:
Die Protokolldaten (siehe oben „Protokollierung“) werden aus GrĂŒnden der technischen Sicherheit, insbesondere zur Abwehr von Angriffsversuchen auf unseren Webservern nach spĂ€testens sieben Tagen durch VerkĂŒrzung der IP-Adresse auf Domain-Ebene anonymisiert, so dass es nicht mehr möglich ist, einen Bezug auf einzelne Nutzer herzustellen.
Technische Protokolldaten, die beim Betrieb des Dienstes anfallen, werden maximal 30 Tage aufbewahrt und danach automatisiert gelöscht.

 

 

E) Informationen zu weiteren Verarbeitungen

Zur ErfĂŒllung schulischer Aufgaben (Art. 2 BayEUG) verarbeiten wir personenbezogene Daten ĂŒber folgende Personengruppen:

 

a) Daten von SchĂŒlerinnen und SchĂŒlern und Erziehungsberechtigten

Bei den Daten von SchĂŒlerinnen und SchĂŒlern handelt es sich insbesondere um Name, Adressdaten, Staatsangehörigkeit, Religionszugehörigkeit (soweit fĂŒr die Schulpraxis erforderlich), Migrationshintergrund (Geburtsland, Jahr des Zuzugs nach Deutschland, Muttersprache deutsch/nicht deutsch), Leistungsdaten, Daten zur schulischen und beruflichen Vorbildung sowie zur Berufsausbildung. Ggf. werden auch besondere pĂ€dagogische Fördermaßnahmen, z.B. Empfehlungen zur Schullaufbahn, SchulversĂ€umnisse und Ordnungsmaßnahmen nach Art. 86 BayEUG gespeichert. 

Bei den Daten von den Erziehungsberechtigten handelt es sich insbesondere um Name und Adressdaten sowie Angaben zum Sorgerecht. 

 

Rechtsgrundlage

Zentrale Rechtsgrundlage ist Art. 85 Abs. 1 BayEUG. Danach dĂŒrfen Schulen die zur ErfĂŒllung der ihnen durch Rechtsvorschriften zugewiesenen Aufgaben erforderlichen Daten der SchĂŒlerinnen und SchĂŒler und deren Erziehungsberechtigten verarbeiten.

Die Datenverarbeitung im Rahmen der Herausgabe eines Jahresberichts fĂŒr die SchĂŒlerinnen und SchĂŒler und die Erziehungsberechtigten beruht auf Art. 85 Abs. 3 BayEUG, gegebenenfalls im Hinblick auf Fotos auf einer Einwilligung.

Rechtsgrundlage fĂŒr die Verarbeitung von Name und Adressdaten der Erziehungsberechtigten sowie von Angaben zum Sorgerecht ist Art. 85 Abs. 1 Satz 3 BayEUG.

 

Zwecke

Die Datenverarbeitung an unserer Schule dient in diesem Rahmen insbesondere folgenden spezifi-schen Zwecken:

Kommunikation mit Erziehungsberechtigten (Art. 2 Abs. 4 BayEUG), Dokumentation von SchĂŒler- und SchĂŒlerleistungsdaten, Zeugniserstellung (Art. 52, 85a BayEUG und Bestimmungen der Schulordnun-gen und der Lehrerdienstordnung); Ermittlung des sonderpĂ€dagogischen Förderbedarfs (Art. 19 BayEUG); Einsatz Mobiler SonderpĂ€dagogischer Dienste (Art. 21 BayEUG), Praktikumsverwaltung (Art. 50 Abs. 3 und 4  BayEUG); Überwachung der Schulpflicht (Art. 57 BayEUG); Mitgestaltung des schulischen Lebens (Art. 62 ff. BayEUG); Erziehungs- und Ordnungsmaßnahmen (Art. 86 BayEUG); DurchfĂŒhrung der Schulstatistik (Art. 113b BayEUG); Evaluation und QualitĂ€tsentwicklung (Art. 113c BayEUG); Schulberatung durch BeratungslehrkrĂ€fte oder Schulpsychologen (Art. 78 BayEUG); Schulfinanzierung (Art. 4, 10, 19 Bayerisches Schulfinanzierungsgesetz - BaySchFG);; Öffentlichkeitsarbeit; nur bei Berufsschulen: Zusammenarbeit mit den Ausbildungsbetrieben zum Zwecke einer erfolgreichen dualen Berufsausbildung (§ 83 Abs. 2 BBiG).

 

Auskunftspflicht gegenĂŒber der Schule

Eine Pflicht zur Auskunft durch SchĂŒlerinnen und SchĂŒler beziehungsweise der Erziehungsberechtigten besteht nach Maßgabe von Art. 85 Abs. 1 Satz 3 und Satz 4 BayEUG.

 

EmpfĂ€nger 

An außerschulische Stellen ĂŒbermitteln wir Daten unserer SchĂŒlerinnen und SchĂŒler nur, soweit es zur ErfĂŒllung unserer Aufgaben erforderlich oder anderweitig gesetzlich vorgesehen ist. 

Zu den EmpfÀngern gehören insbesondere:

  • Erziehungsberechtigte, SchĂŒlerinnen und SchĂŒler (Art. 85 Abs. 3 BayEUG)
  • die zustĂ€ndigen Schulaufsichtsbehörden (Art. 113 BayEUG)
  • RechnungsprĂŒfungsbehörden (Art. 95 BayHO)das zustĂ€ndige Jugendamt (Art. 31 BayEUG)
  • die TrĂ€ger des Sachaufwands (Art. 10, 19 BaySchFG)
  • die TrĂ€ger des Aufwands der SchĂŒlerbeförderung (Art. 1 Abs. 1 und 5 Schulwegkostenfrei-heitsgesetz - SchKFrG i.V.m. der Verordnung ĂŒber die SchĂŒlerbeförderung)
  • das Landesamt fĂŒr Statistik (Art. 113b Abs. 10 BayEUG)
  • die aufnehmende Schule im Falle eines Schulwechsels (Art. 85a Abs. 2 BayEUG, § 39 BaySchO)
  • das Einwohnermeldeamt (bei Abmeldung auslĂ€ndischer SchĂŒler vom Schulbesuch in Bayern, § 3 Mittelschulordnung - MSO)
  • die Kreisverwaltungsbehörden (Art. 118 BayEUG und Art. 119 BayEUG)
  • bei archivierungswĂŒrdigen Unterlagen nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist ggf. das zustĂ€ndige Archiv nach dem Bayerischen Archivgesetz (BayArchivG)
  • die zustĂ€ndige AuslĂ€nderbehörde, wenn die Schule bei auslĂ€ndischen Schulpflichtigen feststellt, dass sie nicht ĂŒber hinreichende Deutschkenntnisse fĂŒr einen erfolgreichen Schulbesuch verfĂŒgen (Art. 85 Abs. 2 BayEUG)
  • das zustĂ€ndige Gesundheitsamt (§§ 33-36 Infektionsschutzgesetz – IfSG; § 20 Abs. 8-10 IfSG)
  • ggf. Angehörige des pĂ€dagogischen Personals der Partnerschule und Nutzerinnen und Nutzer in den virtuellen Kursen/RĂ€umen der passwortgeschĂŒtzten Lernplattform
  • Zielschule bei Schulwechseln (Art. 85a Abs.3 BayEUG)

 

Dauer der Speicherung 

Grundsatz:

Daten von SchĂŒlerinnen und SchĂŒlern und Erziehungsberechtigten werden von uns nur so lange gespeichert, wie dies unter Beachtung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen fĂŒr die jeweilige AufgabenerfĂŒllung erforderlich ist. 

Daten in SchĂŒlerunterlagen:

FĂŒr Daten, die in den SchĂŒlerunterlagen gespeichert sind, gelten gemĂ€ĂŸ § 40 der Bayerischen Schulordnung (BaySchO), grundsĂ€tzlich folgende Speicherfristen:

1) 50 Jahre: SchĂŒlerstammblatt; Abschlusszeugnisse oder sie ersetzende Zeugnisse in Abschrift; Zeugnisse, die schulische Berechtigungen verleihen, in Abschrift; Urkunden, die zum FĂŒhren eine Berufsbezeichnung berechtigen, in Abschrift.

2) 2 Jahre: Leistungsnachweise.

3) 1 Jahr: alle ĂŒbrigen Daten.

Die Löschfristen fĂŒr die bei Nrn. 1 und 3 genannten Daten beginnen mit Ablauf des Schuljahres, in dem die SchĂŒlerin oder der SchĂŒler die Schule verlĂ€sst, fĂŒr die Leistungsnachweise mit Ablauf des Schuljahres, in dem sie angefertigt wurden.

Aufzeichnungen im Rahmen der Schulberatung:
Aufzeichnungen ĂŒber Beratungen durch BeratungslehrkrĂ€fte und Schulpsychologen werden bis zum Ablauf von drei Jahren nach dem Ende des Schulbesuchs des betreffenden SchĂŒlers unter Verschluss gehalten und anschließend vernichtet (vgl. Bekanntmachung ĂŒber die Schulberatung in Bayern, Abschnitt III Nr. 4.4)

 

b) Daten von LehrkrÀften

Von LehrkrĂ€ften verarbeiten wir Name, Staatsangehörigkeit, Angaben zur LehrbefĂ€higung und zum Unterrichtseinsatz sowie ggf. weitere Personaldaten, soweit diese zur Abwicklung des DienstverhĂ€ltnisses an der Schule erforderlich sind (die Personalakte wird bei der Dienst- oder BeschĂ€ftigungsbehörde gefĂŒhrt). 

 

Rechtsgrundlage

Zentrale Rechtsgrundlage ist Art. 85 Abs. 1 BayEUG. Danach dĂŒrfen Schulen die zur ErfĂŒllung der ihnen durch Rechtsvorschriften zugewiesenen Aufgaben erforderlichen Daten der LehrkrĂ€fte verarbeiten.

Die Datenverarbeitung im Rahmen der FĂŒhrung weiterer Personalakten (Nebenakten) ergibt sich aus Art. 104 Abs. 1 Bayerisches Beamtengesetz (BayBG). Danach darf eine BeschĂ€ftigungsbehörde, die nicht zugleich personalverwaltende Behörde ist, eine weitere Personalakte (Nebenakte) aus Unterlagen fĂŒhren, die sich auch in der Grundakte oder Teilakten befinden, soweit deren Kenntnis fĂŒr die Erledigung ihrer Aufgaben erforderlich ist.

 

Zwecke

Die Datenverarbeitung an unserer Schule dient in diesem Rahmen insbesondere der DurchfĂŒhrung organisatorischer, personeller und sozialer Maßnahmen, insbesondere zu Zwecken der Personalverwaltung oder Personalwirtschaft (vgl. insbesondere Art. 103 BayBG).

 

Auskunftspflicht gegenĂŒber der Schule

Eine Pflicht zur Auskunft durch LehrkrĂ€fte besteht nach Maßgabe von Art. 85 Abs. 1 Satz 3 und Satz 4 BayEUG. 

 

EmpfÀnger

An externe Stellen ĂŒbermitteln wir Daten der LehrkrĂ€fte nur, soweit es zur ErfĂŒllung unserer Aufgaben erforderlich oder anderweitig gesetzlich vorgesehen ist. 

Zu den EmpfÀngern gehören insbesondere:

  • Erziehungsberechtigte, SchĂŒlerinnen und SchĂŒler (Art. 85 Abs. 1 und 3 BayEUG)
  • die zustĂ€ndigen Schulaufsichtsbehörden (Art. 113 BayEUG)
  • RechnungsprĂŒfungsbehörden (Art. 95 BayHO)die zustĂ€ndigen personalverwaltenden Stellen (Art. 103 ff. BayBG)
  • das Landesamt fĂŒr Finanzen (Art. 103 ff. BayBG)
  • das Landesamt fĂŒr Statistik (Art. 113b Abs. 10 BayEUG)
  • bei archivierungswĂŒrdigen Unterlagen nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist ggf. das zustĂ€ndige Archiv nach BayArchivG
  • das zustĂ€ndige Gesundheitsamt (§§ 33-36 IfSG; § 20 Abs. 8-10 IfSG)
  • ggf. Angehörige des pĂ€dagogischen Personals der Partnerschule und Nutzerinnen und Nutzer in den jeweiligen virtuellen Kursen/RĂ€umen im Rahmen der passwortgeschĂŒtzten Lernplattform

 

Dauer der Speicherung

Grundsatz: 

Daten von LehrkrĂ€ften werden von uns nur so lange gespeichert, wie dies unter Beachtung gesetzli-cher Aufbewahrungsfristen fĂŒr die jeweilige AufgabenerfĂŒllung erforderlich ist.

Personaldaten:

Die Speicherung, Löschung und Vernichtung Ihrer Personaldaten im Rahmen des BeschÀftigungsverhÀltnisses richtet sich nach den Art. 103 ff. BayBG, insb. Art. 110 BayBG (im Falle der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer nach § 611a BGB sowie in entsprechender Anwendung nach den Art. 103 ff. BayBG, insb. Art. 110 BayBG).

 

c) Daten des nicht unterrichtenden Personals

Von nicht unterrichtendem Personal fĂŒhren wir die Personaldaten, die zur Abwicklung des DienstverhĂ€ltnisses an der Schule erforderlich sind (die Personalakte wird von der Dienst- oder BeschĂ€ftigungsbehörde gefĂŒhrt). 

 

Rechtsgrundlage

Zentrale Rechtsgrundlage ist Art. 85 Abs. 1 BayEUG. Danach dĂŒrfen Schulen die zur ErfĂŒllung der ihnen durch Rechtsvorschriften zugewiesenen Aufgaben erforderlichen Daten des nicht unterrichtenden Personals verarbeiten.

Die Datenverarbeitung im Rahmen der FĂŒhrung weiterer Personalakten (Nebenakten) ergibt sich aus Art. 104 Abs. 1 BayBG. Danach darf eine BeschĂ€ftigungsbehörde, die nicht zugleich personalverwaltende Behörde ist, eine weitere Personalakte (Nebenakte) aus Unterlagen fĂŒhren, die sich auch in der Grundakte oder Teilakten befinden, soweit deren Kenntnis fĂŒr die Erledigung ihrer Aufgaben erforderlich ist (im Falle der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer nach § 611a BĂŒrgerliches Gesetzbuch (BGB) sowie in entsprechender Anwendung nach den Art. 103 ff. BayBG.).

 

Zwecke

Die Datenverarbeitung an unserer Schule dient in diesem Rahmen insbesondere der DurchfĂŒhrung organisatorischer, personeller und sozialer Maßnahmen, insbesondere zu Zwecken der Personalverwaltung oder Personalwirtschaft (vgl. insbesondere Art. 103 BayBG).

 

EmpfÀnger

An externe Stellen ĂŒbermitteln wir Daten des nicht unterrichtenden Personals nur, soweit es zur ErfĂŒllung unserer Aufgaben erforderlich oder anderweitig gesetzlich vorgesehen ist. 

Zu den EmpfÀngern gehören insbesondere:

  • Erziehungsberechtigte, SchĂŒlerinnen und SchĂŒler (Art. 85 Abs. 1 BayEUG)
  • die zustĂ€ndigen Schulaufsichtsbehörden (Art. 113 BayEUG)
  • RechnungsprĂŒfungsbehörden (Art. 95 BayHO)
  • die zustĂ€ndigen personalverwaltenden Stellen (Art. 103 ff. BayBG)
  • das Landesamt fĂŒr Finanzen (Art. 103 ff. BayBG)
  • das Landesamt fĂŒr Statistik (Art. 113b Abs. 10 BayEUG)
  • bei archivierungswĂŒrdigen Unterlagen nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist ggf. das zustĂ€ndige Archiv nach dem BayArchivG
  • das zustĂ€ndige Gesundheitsamt (§§ 33-36 IfSG; § 20 Abs. 8-10 IfSG)

 

Dauer der Speicherung

Grundsatz: Daten des nicht unterrichtenden Personals werden von uns grundsĂ€tzlich nur so lange gespeichert, wie dies unter Beachtung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen fĂŒr die jeweilige AufgabenerfĂŒllung erforderlich ist.

Personaldaten:

Die Speicherung, Löschung und Vernichtung Ihrer Personaldaten im Rahmen des BeschÀftigungsverhÀltnisses richtet sich nach den Art. 103 ff. BayBG, insb. Art. 110 BayBG (im Falle der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer nach § 611a BGB sowie in entsprechender Anwendung nach den Art. 103 ff. BayBG, insb. Art. 110 BayBG).

 

d) Daten von Personen, die mit der Schule in GeschÀftskontakt oder sonst in Kontakt stehen

(z.B. als Dienstleister oder Handwerker, Vertreter von örtlichen Behörden oder Personen, die sich an die Schule wenden)

Name und Adressdaten

Weitere Daten werden je nach Art des GeschÀfts- oder sonstigen Kontakts verarbeitet.

 

Rechtsgrundlage

Als Rechtsgrundlage kommt insbesondere Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 Buchst. a DSGVO (Einwilligung) und Art. 6 Abs.1 UAbs. 1 Buchst. b DSGVO (Abwicklung eines Vertrags) in Betracht. 

 

Zwecke

Die Datenverarbeitung an unserer Schule dient im Rahmen einer Einwilligung dem in der Einwilligung angegebenen Zweck oder bei der Abwicklung eines Vertrages der ErfĂŒllung des jeweiligen Vertrages.

 

EmpfÀnger

An externe Stellen ĂŒbermitteln wir Daten von Personen, die mit der Schule in GeschĂ€ftskontakt oder sonst in Kontakt stehen nur, soweit es zur ErfĂŒllung unserer Aufgaben erforderlich oder anderweitig gesetzlich vorgesehen ist. 

 

Dauer der Speicherung

Daten von Personen, die mit der Schule in GeschĂ€ftskontakt oder sonst in Kontakt stehen werden von uns nur so lange gespeichert, wie dies unter Beachtung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen fĂŒr die jeweiligen Verarbeitungszwecke erforderlich ist.

 

D) Videokonferenzwerkzeug Visavid („Visavid“)


Hinweis: Die folgenden AusfĂŒhrungen sind nur dann in die Datenschutzhinweise der Schule aufzunehmen, wenn diese das Videokonferenzwerkzeug Visavid einsetzt.

Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Rahmen der Bereitstellung des Videokonferenzwerkzeugs Visavid zur datenschutzkonformen DurchfĂŒhrung von Videokonferenzen an bayerischen Schulen zur DurchfĂŒhrung des Distanzunterrichts, sowie fĂŒr Lehrer- und Klassenkonferenzen und zur Kommunikation mit externen schulischen Partnern, z.B. anderen Behörden, Vereinen, Einrichtungen, Unternehmen Anbietern von Fortbildungsveranstaltungen, Dienstleister der Schulen und anderen Schulen und öffentlichen Stellen zur dienstlichen AufgabenerfĂŒllung.
Damit dient die Datenverarbeitung soweit die Videokonferenz im Rahmen des Distanzunterrichts oder fĂŒr andere unterrichtliche Zwecke erfolgt, der ErfĂŒllung des Bildungs- und Erziehungsauftrags, den das BayEUG den Schulen zuweist.

a) Daten von Nutzerinnen und Nutzern von Videokonferenzen ohne eigenes Visavid-Nutzerkonto (z.B. Gastnutzer wie Erziehungsberechtigte; SchĂŒlerinnen und SchĂŒler ohne IDM-Anbindung)

Bei den Daten von Videokonferenzteilnehmerinnen und -teilnehmern ohne eigenes Visavid-Nutzerkonto (z.B. Gastnutzer wie Erziehungsberechtigte, SchĂŒlerinnen und SchĂŒler ohne IDM-Anbindung) handelt es sich um diejenigen Daten, die im Rahmen der DurchfĂŒhrung einer Videokonferenz bekannt werden. Das sind beispielsweise Name, IP-Adresse, Inhaltsdaten der Videokonferenz und des Chats, ggfs. inklusive Bild und Ton (vgl. Ziffer 3.1.2, 3.1.5, 3.2 und 3.3 Abschnitt 7 Anlage 2 zu § 46 BaySchO).

Aus GrĂŒnden der technischen Sicherheit, insbesondere zur Abwehr von Angriffsversuchen auf unseren Webserver, werden Protokolldaten von uns gespeichert.
Im Rahmen der Anwendung Visavid verwenden wir Javascript. Diese Funktion kann im Internetbrowser deaktiviert werden. Die Funktion ist jedoch notwendig, damit Visavid genutzt werden kann. Java-Applets oder Active-X-Controls werden nicht verwendet.
Wir setzen und verwenden dabei keine Cookies.
Wir verwenden „Local Storage“. Der Local Storage bietet Applikationen, die im Browser laufen, die Möglichkeit, Daten dort abzulegen. Anders als ein Cookie wird der Local Storage nicht automatisch an einen Server ĂŒbertragen. Vielmehr organisiert die Applikation erst bei der Nutzung von Visavid entsprechend der Konfiguration, ob und welche Daten verarbeitet werden.
So hat die Nutzerin oder der Nutzer auch ohne Login z.B. die Möglichkeit ihren oder seinen Namen fĂŒr weitere Sitzungen zu speichern. Das wird ausschließlich ĂŒber den Local Storage, der sich auf dem Computer befindet, gelöst. Dort wird der Name abgelegt und beim erneuten Aufrufen ausgelesen. Der Nutzerin oder dem Nutzer wird lediglich das Feld fĂŒr den Teilnehmernamen vorausgefĂŒllt und erst durch das Klicken auf „Betreten“ der Videokonferenz werden die Daten tatsĂ€chlich ĂŒbermittelt.  
Programme zur Auswertung des Nutzerverhaltens werden von uns nicht eingesetzt.


Rechtsgrundlage

Soweit eine Datenverarbeitung auf freiwilliger Basis erfolgt, ist Rechtsgrundlage eine Einwilligung der betroffenen Personen.
Im Übrigen ist Rechtsgrundlage Art. 85 Abs. 1 BayEUG, § 46 Abs. 1 Satz 1 BayEUG i.V.m. § 19 Abs. 4 BaySchO i.V.m. Abschnitt 7 Anlage 2 zu § 46 BaySchO.


Zwecke

Die Datenverarbeitung im Rahmen der Verwendung von Visavid erfolgt zur Bereitstellung von VideokonferenzrĂ€umen mit integrierter Chat-Funktion fĂŒr Schulen und weitere Dienststellen, fĂŒr Schulen zu den in Ziffer 1 Abschnitt 7 Anlage 2 zu § 46 BaySchO genannten Zwecken, insbesondere
‱    zum Zwecke der DurchfĂŒhrung von Distanzunterricht,
‱    der DurchfĂŒhrung von Kommunikation mit Erziehungsberechtigten.


EmpfÀnger

Schulinterne EmpfÀnger

EmpfĂ€nger sind die Teilnehmerinnen und Teilnehmer der jeweiligen Videokonferenz (beispielsweise pĂ€dagogisches Personal, SchĂŒlerinnen und SchĂŒler, Praktikantinnen und Praktikanten, Referendarinnen und Referendare, SeminarlehrkrĂ€fte und Seminarteilnehmerinnen und Seminarteilnehmer). Diese sind EmpfĂ€nger hinsichtlich der in der Videokonferenz jeweils sichtbaren oder hörbaren Daten (konkret:  sichtbare Profilinformationen, Videobild und Ton im Rahmen von Videokonferenzen und der gruppenbezogenen Nutzungsdaten, hierzu Ziffer 4.3 Abschnitt 7 Anlage 2 zu § 46 BaySchO).


Externe EmpfÀnger

Externe EmpfÀnger können schul-externe Teilnehmer und Teilnehmerinnen von Videokonferenzen sein (beispielsweise von anderen Behörden, Vereinen, Einrichtungen, Unternehmen). (Zu den jeweiligen Datenarten, die diese empfangen können, vgl. oben)
Zur Bereitstellung und Nutzung von Visavid ist die Übermittlung personenbezogener Daten an ausgewĂ€hlte Dienstleister notwendig. Mit diesen Dienstleistern hat die Schule eine Vereinbarung zur Datenverarbeitung im Auftrag der Schule geschlossen (sog. „Auftragsverarbeitung“ nach Art. 28 DSGVO).
Die Schule bedient sich zu Bereitstellung, Betrieb, Wartung und Support von Visavid folgender Auftragsverarbeiter:

Auctores GmbH
Amberger Straße 82
92318 Neumarkt

Die Auctores GmbH bedient sich beispielsweise zur Bereitstellung von Rechenzentrum-Services, einer Support-Hotline oder der Bereitstellung von VOIP-Interconnect fĂŒr die telefonische Einwahl „weiterer Auftragsverarbeiter“ im Sinne des Art. 28 DSGVO. Alle Auftragsverarbeiter haben ihren Sitz in einem Mitgliedstaat der EuropĂ€ischen Union oder einem anderen Vertragsstaat des Abkommens ĂŒber den EuropĂ€ischen Wirtschaftsraum; die Datenverarbeitung erfolgt ausschließlich in Mitgliedstaaten der EuropĂ€ischen Union bzw. Vertragsstaaten des Abkommens ĂŒber den EuropĂ€ischen Wirtschaftsraum.

Bei Vorliegen einer gesetzlichen Verpflichtung werden Ihre Daten an die zustĂ€ndigen Aufsichts- und RechnungsprĂŒfungsbehörden zur Wahrnehmung der jeweiligen Kontrollrechte ĂŒbermittelt.

Im Rahmen der ErfĂŒllung seiner gesetzlichen Aufgaben nach Art. 12 ff. BayEGovG ist das Landesamt fĂŒr Sicherheit in der Informationstechnik ÜbermittlungsempfĂ€nger.


Dauer der Speicherung

Ihre Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies unter Beachtung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen zur AufgabenerfĂŒllung erforderlich ist.
Die Vorgaben zur Speicherdauer sind grundsÀtzlich Ziffer 5 der Anlage 2 Abschnitt 7 der BaySchO zu entnehmen.

Davon abweichend gilt Folgendes:
Die Protokolldaten werden aus GrĂŒnden der technischen Sicherheit, insbesondere zur Abwehr von Angriffsversuchen auf unseren Webservern nach spĂ€testens sieben Tagen durch VerkĂŒrzung der IP-Adresse auf Domain-Ebene gelöscht, so dass es nicht mehr möglich ist, einen Bezug auf einzelne Nutzer herzustellen.
Technische Protokolldaten, die beim Betrieb des Dienstes anfallen, werden maximal 30 Tage aufbewahrt und danach automatisiert gelöscht.
SĂ€mtliche Daten, die innerhalb einer Videokonferenz anfallen – also nicht nur Videobild und Ton (s. Ziffer 3.2 in Anlage 2 Abschnitt 7 BaySchO), sondern insbesondere auch Chatnachrichten (s. Ziffer 3.3 in Anlage 2 Abschnitt 7 BaySchO) – werden nicht gespeichert, sondern mit Beendigung der Videokonferenz gelöscht.

b) Daten von Nutzerinnen und Nutzern eines Visavid-Nutzerkontos (z.B. Schulleitung, LehrkrÀfte)

ZusÀtzlich zu den unter a) genannten Datenarten werden von Nutzerinnen und Nutzern eines Visavid Nutzerkontos (z.B. Schulleitung, LehrkrÀfte) nach dem Login Stammdaten, Passwort und Inhaltsdaten im Sinne der Ziffern 3.1.1, 3.1.3, 3.1.4 in Abschnitt 7 Anlage 2 zu § 46 BaySchO verarbeitet.
DarĂŒber hinaus wird im Nutzerkonto gespeichert, dass die Nutzerinnen und Nutzer den Nutzungsbedingungen zugestimmt haben.

Rechtsgrundlage

FĂŒr die Verarbeitung der jeweiligen personenbezogenen Daten sind die fĂŒr den jeweiligen Verarbeitungsvorgang einschlĂ€gigen Rechtsgrundlagen, in der Regel Art. 6 Abs. 1 e) DSGVO in Verbindung mit Art. 85 Abs. 1 BayEUG, soweit eine Datenverarbeitung auf freiwilliger Basis erfolgt, ist Rechtsgrundlage eine Einwilligung der betroffenen Personen.
 

Zwecke

Siehe oben unter a) Daten von Nutzerinnen und Nutzern von Videokonferenzen ohne eigenes Visavid-Nutzerkonto (z.B. Gastnutzer wie Erziehungsberechtigte, SchĂŒlerinnen und SchĂŒler, ohne IDM-Anbindung) - Zwecke.
DarĂŒber hinaus wird Visavid zu Fortbildungszwecken genutzt.

 

EmpfÀnger

Schulinterne EmpfÀnger

Von der Schule beauftragter Administrator hinsichtlich Stammdaten, Passwort (dies nur schreibend) und Inhaltsdaten (Ziffer 3.1.1, 3.1.3, 3.1.4 in Abschnitt 7 Anlage 2 zu § 46 BaySchO).
Im Übrigen siehe oben unter a) Daten von Nutzerinnen und Nutzern von Videokonferenzen ohne eigenes Visavid-Nutzerkonto (z.B. Gastnutzer wie Erziehungsberechtigte, SchĂŒlerinnen und SchĂŒler, ohne IDM-Anbindung) – Schulinterne EmpfĂ€nger.

Externe EmpfÀnger

Siehe oben unter a) Daten von Nutzerinnen und Nutzern von Videokonferenzen ohne eigenes Visavid-Nutzerkonto (z.B. Gastnutzer wie Erziehungsberechtigte, SchĂŒlerinnen und SchĂŒler ohne IDM-Anbindung) - EmpfĂ€nger.


Dauer der Speicherung

Siehe oben unter a) Daten von Nutzerinnen und Nutzern von Videokonferenzen ohne eigenes Visavid-Nutzerkonto (z.B. Gastnutzer wie Erziehungsberechtigte, SchĂŒlerinnen und SchĂŒler ohne IDM-Anbindung) – Dauer der Speicherung.